社用車を個人使用する場合の
リスクやデメリット！経費のルールや対策を解説

社用車は業務で使用することが前提です。しかし、従業員が寄り道などで個人的にクルマを使うケースもあるでしょう。車両担当者は、法的に問題はないのか、経費精算上は適切なのかなど不安に感じることもあります。

この記事では、社用車の個人使用に関する基礎知識をはじめ、個人使用の具体例やリスク・デメリットを解説します。さらに、社用車を個人使用する場合の対策についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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社用車を個人使用するのは問題ない？

はじめに、社用車を個人使用することが問題ないかどうか、税務上や法律上などあらゆる角度から解説していきます。

社用車を個人使用する税務上の観点

法人所有の社用車は、業務利用を前提としています。そのため、法人の経費として処理するには、個人使用は認められていません。個人使用が含まれる場合は、適切に按分して法人の経費負担を調整することが必要です。

法人・個人の使用を按分せず、全額法人の経費にした場合は、税務調査で否認される可能性が高くなります。業務利用と偽って個人使用すると、悪質であると判断され、重加算税が課されるケースもあります。

社用車を個人使用する法律上の観点

先に述べたとおり、税務上においては社用車の個人使用は認められていませんが、法律上の観点では禁止されてはいません。個人使用を全く行わず、業務のみでの使用を徹底することは、実際には難しい場合もあります。ただし、社用車が法人の資産である以上、個人使用が発生する場合は適切な処理を行わなければなりません。

社用車を個人使用する自動車保険上の観点

社用車は法人名義のため、自動車保険は法人が契約者となっています。法人向け自動車保険の契約は、業務目的での使用が前提です。会社の許諾を得ていれば、従業員が個人使用した場合の事故であっても補償の対象となりますが、一般的には、社用車の個人使用を許諾する会社は多くありません。

社用車を個人使用するリース契約上の観点

法人が社用車をリース契約している場合もあります。リース契約は、契約内容にもよりますが、基本的に個人使用が禁止されているケースが多い傾向にあります。

そのため、従業員がプライベートで使用していたなどの契約違反が発覚した場合は、違約金の支払いを求められる可能性があるので注意が必要です。個人使用が判明したときは、途中解約や車両の返却を求められるケースもあります。

社用車の経費計上のルール

社用車を個人使用することが税務・法律・保険・リース契約上でどのような影響を及ぼすかわかったところで、次は社用車の経費計上のルールをチェックしていきましょう。

社用車の経費計上の条件

社用車の費用を経費として計上する前提として、以下の条件が必要になります。不足がある場合は、税務調査で経費計上が否認されることもあるため注意しましょう。

1.法人名義のクルマである
2.使用目的が法人業務に直接関係している
3.使用実態を記録している
4.法人の名義で購入・維持されている

参考：法人名義の車は個人使用できる？経費計上のルールと税務リスクを解説

社用車に関連する勘定科目や該当費用

社用車関連の経費は、以下のような勘定科目で計上します。ただし、以下の勘定科目は一例です。自社に適した勘定科目を選択しましょう。例えば、以下ではガソリン代は旅費交通費で計上していますが、車両費や燃料費として計上する法人もあり、間違いではありません。大切なことは、選んだ科目を途中で変更しないことです。

減価償却費	車両の購入代金・リース契約に基づくリース資産の償却費
旅費交通費	ガソリン代や電気代などの燃料費・高速道路料金・ETC利用料金
損害保険料（支払保険料）	自賠責保険・任意保険・車両損害補償保険
修繕費	車検・定期点検・オイル交換・バッテリー交換・ブレーキパッド交換・エンジン修理費
租税公課	自動車税・自動車重量税・自動車取得税・環境性能割
車両費	レンタカー代金・カーリース料金
消耗品費	ドライブレコーダー・カーナビ・洗車用品
通信費	ETCカードの通信料金・車載Wi-Fi
地代家賃	駐車場代金
雑費	洗車代・コインパーキング料金
リース料	リース契約の車両使用料

個人使用が含まれる場合は、業務使用と個人使用の割合を明確かつ適切に按分することが重要です。

社用車を個人使用するリスクやデメリット

社用車の個人使用は以下のようなリスクやデメリットをもたらします。

経費計上が否認されることがある

社用車を個人使用していた場合は、業務利用であると偽ったとして、税務調査で経費計上が否認されるリスクがあります。日常的に個人使用され、法人の経費として全額計上している場合は、法人税の修正申告を求められるケースもあるため注意が必要です。悪質な場合には、重加算税の対象にもなります。

経費計上が否認されないようにするためには、業務利用と個人使用を明確に按分し、証拠を残しておく必要があります。

役員報酬とみなされることがある

法人の車を役員が個人使用していた場合は、法人が役員に金銭以外の利益を提供しているとみなされるリスクがあります。社用車の個人使用が経済的利益とみなされた場合、役員報酬として課税される可能性があるため注意が必要です。法人には源泉所得税の追加徴収が求められ、役員には所得税や住民税の負担が発生します。

消費税の仕入税額控除が否認されることがある

法人が購入した車両の消費税は、業務に使用する場合に限り、仕入税額控除の対象になります。ただし、個人使用が含まれる場合は、仕入税額控除の対象外となるため注意が必要です。個人使用の割合が不明瞭な場合は、法人が適切に税額控除を行っているかどうかの説明責任が生じます。

法人税の申告漏れを指摘されることがある

社用車を個人使用していると判断されると、経費として認められずに修正申告や追徴課税が発生する可能性があります。法人が個人使用を隠して全額経費として計上した場合は、税務当局から「過少申告加算税」や「重加算税」を課せられるリスクが生じるため注意が必要です。過去の申告分も遡って修正を求められるケースもあります。

長期間にわたって税務に影響を及ぼす可能性があるため、個人使用を隠して経費計上するのはリスクが高い行為といえるでしょう。

法人と個人の資産区分が曖昧になることがある

社用車を従業員個人が自由に使用できる状態にしておくと、法人が業務で使用した場合と従業員が個人使用した場合の資産区分が不明確になるため注意が必要です。資産区分が不明確な法人は、経理の透明性が損なわれます。

法的責任が発生することがある

社用車で従業員が事故を起こした、事故に巻き込まれたなどの場合は、社用車を所有する法人は「使用者責任」や「運行供用者責任」などの法人としての責任を問われることになります。

ただし、従業員が車両管理規程に違反していた場合は、雇用主としての責任が問われない場合もあります。事故の経緯や車両管理規程の内容などで法的責任の範囲を考慮されることもあるため、業務使用と個人使用の経費上の按分や車両管理規程を整えておくことはリスクを減らすことにもつながるでしょう。

また、クルマの使用時間が増えるほど事故の確率も高まるため、業務以外には使用しないことが事故のリスクを減らすことにもなります。事故を起こしたり、事故に巻き込まれたりすれば事後処理対応の労力が増すことも考えられ、車両担当者の業務負担も増えてしまいます。

参考：法人名義の車の個人使用は認められる？社用車を私的利用するリスクと注意点

財務状況が悪化することがある

社用車を個人使用すると、総走行距離が長くなるため社用車自体の劣化も早まります。メンテナンスコストの増加など、本来会社が負担しなくてもよいコストが発生するリスクも考えておかなければなりません。費用負担が増えると業績に影響を及ぼすリスクもあります。

また、万が一、従業員が交通事故を起こした場合は、保険が適用されない可能性もあり、さまざまなコストが発生してしまうでしょう。想定外の出費が発生すると、内容把握や会計処理に手間がかかり業務効率も悪くなります。

イメージや信用が悪化することがある

社用車には、法人名やロゴがついているケースもあります。個人使用することで、法人自体のイメージや信用が悪化するケースもあるため注意が必要です。

以下のような状況を写真に撮られ、「勤務時間中にこのようなところへ行っている」「〇〇社の人に嫌なことをされた」など、SNSにアップされるリスクが生じます。社用車の使用は業務内外問わず法人自体のイメージや信用にも大きく関わるため、組織全体でリスクを意識しておかなければなりません。

・業務上ふさわしくない場所への訪問
・不適切な駐車
・割り込みやあおり運転などの違法行為
・社名の入った社用車での交通事故

盗難や情報漏洩が発生することがある

社用車を個人使用したときに、本来の業務とは関係がない商業施設、路上、自宅周辺など、さまざまな場所に駐車するケースがあるでしょう。車自体の盗難はもちろん、車内のものが盗まれる可能性も高まります。仕事で使用しているパソコンや書類などが盗難された場合は、情報漏洩にもつながるため危険です。

盗難や情報漏洩の発生リスク自体を防ぐためにも、個人使用の機会は少ないほうが望ましいといえます。

基本的には社用車の個人使用を
避けたほうがよい

これまでにご紹介したように、社用車を個人使用させることには多くのリスクとデメリットが生じます。法人側が得られるメリットもないため、基本的には避けたほうがよいでしょう。

ただし、個人使用しなければならないケースも少なくありません。社用車を個人使用する可能性がある場合は、対策を徹底することが重要です。また税務上、正しい経費計上を行う必要があります。

さらに、社用車を個人使用することは、法人のブランドイメージや信用にも大きく関わるため、緊張感を持って使用しなければならないという意識を従業員に根付かせておくことも必要です。

社用車を個人使用する場合の対策

社用車を個人使用させる場合には、以下のような対策を行って正しく運用することが重要です。

社用車の使い方のルールを就業規則に明記する

社用車の個人使用を認める場合は、就業規則などを用いてルールを文書（文字）としてはっきり書き表しておくことが重要です。具体的には、以下のような項目を含めたルールを就業規則に明記しておきます。

・社用車を個人使用できる従業員の範囲
・個人使用の範囲
・個人使用の目的・時間帯
・個人使用の費用負担の範囲・補助金
・運転免許証の提出義務
・禁止事項
・運転記録の提出
・トラブルが起きたときの対応方法
・規則に違反した際の罰則

社用車の個人使用の就業規則を周知徹底する

就業規則に明記しただけでは、従業員が社用車を個人使用する重要性を理解できないこともあるでしょう。就業規則の内容だけではなく、事故・盗難などで法的責任を問われるケースがあることも事前に説明しておくことが重要です。併せて、個人使用によって想定されるトラブルについても説明しておきましょう。

また、一部の従業員だけではなく、全ての従業員に周知徹底し、社用車の使用は基本的には業務利用であることという意識を高めてもらうことも必要です。

盗難や事故にあった場合の
責任や処分を明確にする

社用車を個人使用する場合は、どんなに気をつけていても事故やトラブルが発生するリスクがあります。そのため、事故やトラブル時の責任範囲を明確にしておくだけではなく、従業員に意識させておく必要があります。

場合によっては懲戒や解雇の可能性があることを認識できていれば、適切な使用、適正な運転や駐車などにもつながるでしょう。さらに、事故やトラブル時の対応方法などが明確であれば、不測の事態でも落ち着いて行動できるようになります。

個人使用する際の費用を定める

法人が社用車を貸与する際は、合理的な使用料を設定する必要があります。例えば、燃料費、メンテナンス費、保険料の一部負担などです。個人使用のパターンに応じて負担範囲を決めるとよいでしょう。

規定を明確にしておくことで不測の事態に陥った場合でも、話し合いがこじれる可能性は低くなるでしょう。法人側のみならず、従業員にとってもメリットになります。

社用車の使用契約を締結する

社用車を個人使用する際は、法人と利用者間で使用契約書を締結することが望ましいでしょう。使用契約書は、法律上は作成しなくてもかまいません。しかし、使用契約書を締結しておくことで、法人と従業員個人のリスク管理に役立ちます。また、業務利用との区別をつけやすくなり、税務上のトラブルも回避しやすくなるでしょう。

従業員への安全運転教育を行う

社用車を運転する機会が増えるほど、事故やトラブルに巻き込まれるリスクも高まります。個人使用に関するルールを設定し、遵守を促すことは必要ですが、安全運転教育も欠かせません。ドライバーとしての心構え、交通事故を防ぐノウハウなどを習得する機会を与えましょう。

交通安全に対する意識が高まれば、業務中はもとより、個人使用の際のリスクも最小限に抑えられます。安全運転教育は一過性で終わらせず、定期的に行うことで従業員のモラルや安全意識の維持・向上が期待できます。

マニュアルを整備する

マニュアルを作成・整備すると、教育内容が均一化され、質の担保が期待できます。誰が教育を担当したとしても、一定水準を保てるでしょう。過去の事故事例や危険な場所などの情報なども記しておくと参考になり、イメージしやすくなります。

さらに、緊急連絡先のリスト、車検証・保険証券の保管場所なども記載しておくのもおすすめです。事故やトラブルの対応方法なども明記しておくと、万が一の際にも誰もが冷静かつ適切な行動がとれるようになります。

社用車の運行記録を管理・徹底する

社用車の業務使用・個人使用を適切に管理するには、運行記録の管理・徹底も必要です。車両管理が煩雑化すると管理者と利用者の業務効率を阻害するリスクがあるので注意しましょう。管理者と利用者の双方の意見を聞き、記録しやすい方法を検討することが望ましい手段です。

業務使用の根拠を保管する

税務調査で法人名義のクルマの経費計上が指摘されるケースもあるため、日頃から備えておく必要があります。法人が業務で社用車を使用していることを示すには、業務記録や商談記録と連携させておくとよいでしょう。

記録には訪問先、交通手段、商談内容などを残しておきます。請求書や契約書に記載された移動履歴と運行記録を照らし合わせることでも正当性を証明できるでしょう。

従業員の通勤ルートを明確にしておく

従業員の通勤時と業務のみの使用であれば、ガソリン代は法人の経費にできます。ただし、個人使用があれば費用を按分し、法人と個人の費用に分けなければなりません。

社用車を通勤に利用させる場合は、通勤ルートを設定しておくとよいでしょう。ルートが複雑な場合は、事故やトラブルに巻き込まれる危険性が高まるため、最も安全性が高いと思われるルートや、最短ルートを法人側が提案するのもおすすめです。

法人側がルートを提案する際は、一方的に行うのではなく、従業員側の意見を聞きながらルート設定を行いましょう。ルートを明確にしておくと社用車の管理もしやすくなります。

個人名義のクルマと判断されないような
対策を行う

法人が業務使用を目的とした運転を行っていても、個人名義のクルマのような使い方をしている場合は、法人資産として認められない可能性が高まります。例えば、社用車を従業員の自宅に長期間駐車するなどの行動は、個人名義のクルマと判断されかねません。また、家族に運転させるなど、契約書を締結した者以外の運転を禁ずることも徹底しておく必要があります。

専門家に相談して適切に処理する

適切な経費処理を行いたい場合は、税理士に相談するなど専門家の力を借りるのもよいでしょう。税理士への相談では、業務使用と個人使用の按分方法、必要な契約書類、経費処理の適正化などのアドバイスを受けることも可能です。専門家への相談は、税務調査で指摘されたくない、トラブルを未然に防ぎたい場合に適しています。

自動車保険上やリース契約上の観点についても、事前に確認しておくと想定外の費用を防ぐことができます。不明な点がある場合は、事前に保険会社やリース会社に聞いておくのがおすすめです。

まとめ

社用車の個人使用は、法律上の問題はないものの、事故やトラブルが発生した場合には税務上や自動車保険上で法人側にも従業員側にも大きな負担となるケースがあります。また、どのような行動が個人使用とみなされるのか、法人側はもちろんのこと従業員側も意識しておかなければなりません。

基本的には社用車の個人使用は、リスクやデメリットが多いため避けるほうが望ましいといえます。個人使用を認める場合は、今回解説したような対策が必要です。

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